Residence card — one of the most important documents for foreigners planning to live in Poland for more than a few months. It confirms the right to stay in the country and, depending on the type of permit, may allow for work, study, business, or other rights.
For residents of Gdańsk, Gdynia, Sopot, and other cities in the Pomeranian Voivodeship, all matters related to the legalization of foreigners' stay are handled by the Pomorski Urząd Wojewódzki in Gdańsk.
The process of obtaining a residence card often raises questions: which card to choose, what documents to prepare, where to submit the application, how long to wait for a decision, and what to do while waiting. We break down the main rules for obtaining a karta pobytu in 2026.
What is a karta pobytu and why is it needed
A karta pobytu is a plastic document that a foreigner receives after obtaining a residence permit in Poland
It confirms that a person has the right to stay in the country for a specified period. A residence permit also replaces the national visa type D — after obtaining it, the foreigner does not need to apply for a new visa to reside in Poland
However, there is an important nuance: the card does not always automatically grant the right to work.
The ability to work depends on the basis on which the residence permit was issued and the conditions specified in the voivode's decision
For example:
- A work residence permit may be tied to a specific employer
- changing companies may require notification to the office or a new permit
- A residence permit issued on the basis of family or permanent residence usually provides more freedom in the labor market
A residence permit also allows travel within the Schengen zone, but only together with a valid passport and in compliance with the rules of stay. The mere fact of having the card does not mean automatic right to stay indefinitely in other EU countries
Types of residence cards in Poland
Polskie prawo przewiduje kilka rodzajów zezwoleń na pobyt. W praktyce większość cudzoziemców ubiega się o jedną z trzech opcji.
Temporary residence permit
To najczęstszy rodzaj karty wśród obcokrajowców.
It is issued to people who want to live temporarily in Poland for a specific reason
- work;
- study;
- starting and running a business;
- family circumstances;
- highly qualified work;
- other grounds provided by law.
Okres ważności takiej karty wynosi od 3 miesięcy do 3 lat.
Po wygaśnięciu dokumentu można złożyć nowy wniosek, jeśli osoba nadal spełnia wymagania.
Important: the temporary residence permit is not automatically extended. The foreigner must submit a new application in advance
Permanent residence card
Zezwolenie na pobyt stały daje prawo do nieograniczonego pobytu w Polsce.
Można go uzyskać przez określone kategorie cudzoziemców, na przykład:
- persons of Polish origin;
- małżonkowie obywateli polskich pod pewnymi warunkami;
- some individuals with special status;
- foreigners who have grounds provided by law.
Główna różnica w porównaniu z kartą tymczasową to brak konieczności regularnego przedłużania pozwolenia.
Additionally, the permanent residence permit usually provides more independence: for example, a foreigner can change employers more freely and engage in entrepreneurship
Karta rezydenta długoterminowego UE
To jest status rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.
It is most often obtained by foreigners who:
- mieszkać legalnie w Polsce przez co najmniej 5 lat;
- have a stable income;
- have health insurance;
- have met other requirements.
This status is different from a regular temporary card and is processed separately
Może uprościć dalszą mobilność w UE, ale nie oznacza automatycznego nabycia obywatelstwa
Pozwolenie na pobyt czasowy: najpopularniejsze podstawy
Work in Poland
This is the most common reason for applying.
Aby uzyskać kartę do pracy, zazwyczaj wymagane są:
- employment contract;
- documents from the employer;
- salary confirmation;
- informacje o stanowisku i warunkach pracy;
- confirmation of social security contributions.
In recent years, the requirements for foreign workers have been changing regularly. For example, the requirements for minimum salary or employer documents may change.
Therefore, it is advisable to check the current rules before submitting an application
Study
Studenci zagraniczni na polskich uczelniach mogą również uzyskać kartę tymczasową.
Usually required:
- enrollment confirmation;
- proof of study;
- documents from the university;
- confirmation of funds for living expenses.
A contentious point: many believe that a student residence permit automatically grants the right to remain in Poland after graduation. This is not the case — after completing studies, a different basis for stay must be arranged.
Family reunification
Kartę mogą uzyskać cudzoziemcy, którzy chcą mieszkać razem z członkami rodziny w Polsce.
The basis can be:
- marriage;
- child;
- więzi rodzinne z obywatelem Polski lub cudzoziemcem z określonym statusem pobytu
Urząd może sprawdzić, czy rodzina jest prawdziwa i czy istnieje wspólne zamieszkanie.
Entrepreneurship
Cudzoziemcy, którzy założyli firmę lub prowadzą działalność gospodarczą w Polsce, mogą również ubiegać się o kartę.
Jednak sama rejestracja firmy nie zawsze jest wystarczającą podstawą.
The office may check:
- company income;
- economic activity;
- tax payments;
- job creation.
EU Blue Card
Opcja przeznaczona dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów.
Main requirements:
- higher education or relevant qualifications;
- contract with an employer;
- salary that meets the established requirements.
The Blue Card differs from a regular work permit and has separate regulations.
Documents needed for application
Lista dokumentów zależy od podstawy pobytu, ale standardowy pakiet zazwyczaj obejmuje:
Basic documents:
- completed application form (application for a residence permit)
- valid passport;
- copies of passport pages with stamps;
- photographs 35×45 mm;
- proof of grounds for stay;
- documents regarding housing;
- proof of health insurance;
- proof of financial means.
Proof of housing
Cudzoziemiec często musi pokazać, gdzie mieszka.
This can be:
- rental agreement (umowa najmu);
- registration confirmation (meldunek);
- statement from the property owner.
Important: having a meldunek can facilitate the process, but the mere absence of registration does not always mean automatic rejection
Wymagania mogą się różnić w zależności od konkretnego przypadku.
Health insurance
Zazwyczaj wymagane jest potwierdzenie dostępu do opieki medycznej.
This can be:
- insurance through work and ZUS;
- voluntary insurance;
- kolejny dokument potwierdzający prawo do pomocy medycznej
Document translations
All documents not written in Polish must be translated by a sworn translator (tłumacz przysięgły).
For example:
- birth certificates;
- marriage documents;
- foreign certificates;
- diplomas.
Regular translations without a sworn translator status are usually not accepted
Gdzie złożyć wniosek w województwie pomorskim
W Województwie Pomorskim wnioski przyjmowane są w Departamencie Spraw Zagranicznych:
Pomeranian Voivodeship Office — Department of Foreigners
This is where you go:
- to submit documents;
- to provide fingerprints;
- to receive the card.
The main office is located at:
Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku
Mieszkańcy Gdyni i Sopotu muszą jechać do Gdańska.
Jak umówić się na wizytę w celu złożenia karty w 2026 roku
W wielu przypadkach konieczne jest wcześniejsze wybranie daty wizyty.
To schedule an appointment, the inPOL portal is used.
Typically, the process looks like this:
- create an account;
- select a region;
- select the type of application;
- select an available date.
Available slots appear irregularly. Due to the high number of applicants, scheduling can sometimes take several weeks
Tip: it's best to check the system regularly, as new dates may appear unexpectedly
Processing times for applications
By law:
- temporary residence permit — about 60 days;
- permanent residence permit — about 90 days.
Jednak w praktyce czasy są znacznie dłuższe; w województwie pomorskim wielu czeka na kartę pobytu od 6 miesięcy do dwóch lat.
What does the stamp in the passport provide
Po złożeniu wniosku i przyjęciu dokumentów cudzoziemiec otrzymuje potwierdzenie legalnego pobytu podczas rozpatrywania sprawy.
To często nazywane jest „stemplowaniem w paszporcie”.
But there is an important nuance:
the stamp is not a full replacement for the card and does not always allow for free border crossing
For example, leaving Poland and attempting to return may create problems if there is no valid visa or other grounds for entry
How much does it cost to obtain a card
The amount of the fee depends on the type of permit
For temporary residence, the standard state fee for processing the application is 340 zł.
Po pozytywnej decyzji opłacana jest produkcja plastikowej karty.
Amounts may change, so it is advisable to check the current rates before payment
Why a card may be denied
The main reasons for denial:
- lack of necessary documents;
- insufficient proof of income;
- issues with the legality of previous stay;
- discrepancy with the stated grounds;
- errors in the application.
W przypadku otrzymania odmowy, cudzoziemiec ma prawo odwołać się od decyzji w ustalony sposób.
What to remember before applying
Before visiting the Urząd Wojewódzki, it is worth:
✅ checking the current list of documents;
✅ making copies of all papers;
✅ bringing original documents;
✅ checking the validity of the passport;
✅ keeping confirmations of submission and payment
✅ scheduling an appointment in advance.
Obtaining a karta pobytu in Poland can take a lot of time, especially in large cities like Gdańsk. The main thing is to choose the right basis for stay, prepare a complete set of documents, and keep an eye on changes in the rules.
Practical tips
- Złóż wniosek co najmniej 45 dni przed wygaśnięciem obecnej podstawy pobytu (wiza, poprzednia karta).
- Make the rental agreement for at least a year — short agreements raise questions with the inspector
- Register your meldunek before applying — without it, applications are often rejected
- Zachowaj kopie wszystkich złożonych dokumentów oraz potwierdzenie opłaty.
- If changing employers or addresses during the card's validity — notify UWO within the established time frame
Zaktualizowano: czerwiec 2026
