Партнерский материал

Фактуры в Польше: какую выбрать и как правильно учитывать VAT? Faktura VAT, faktura zaliczkowa или faktura korygująca — у каждого документа свои правила оформления. Отдельного внимания требует KSeF: предпринимателям важно понимать, когда электронная фактура считается выставленной и какие правила действуют при работе с системой.

Вместе с нашими партнёрами SMAR POLAND разбираемся, какие фактуры используются в Польше, чем отличается дата продажи от даты оформления документа, когда возникает право на вычет VAT и что нужно учитывать при работе с KSeF.

Какие фактуры используются в Польше

Faktura VAT — обычная фактура

Это основной документ при продаже товаров и оказании услуг.

Обычная фактура используется, в частности, при:

• продаже товара;
• оказании услуги;
• операциях, при которых возникает налоговое обязательство по VAT.

Как правило, фактуру необходимо выставить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем продажи или оказания услуги.

При этом в большинстве случаев документ можно выставить заранее — не более чем за 60 дней до операции. Для отдельных видов деятельности действуют специальные сроки.

Например, если товар был передан покупателю 10 марта, а фактура выставлена 12 марта, это не является ошибкой:

10 марта — дата продажи,
12 марта — дата выставления фактуры.

Эти даты могут различаться.

Получили аванс? Может понадобиться faktura zaliczkowa

С предоплатами правила немного сложнее.

Если предприниматель получает аванс и именно получение предоплаты приводит к возникновению обязательства по VAT, может потребоваться faktura zaliczkowa — фактура на предоплату.

Но отдельная авансовая фактура не всегда нужна.

Например, если аванс и сама поставка товара или оказание услуги произошли в одном месяце, действуют специальные правила, и в определённых случаях wystawienie faktury zaliczkowej не требуется.

После выполнения заказа, если ранее были получены авансы, может понадобиться faktura końcowa — итоговая фактура.

В ней учитываются уже полученные суммы, а также указываются данные предыдущих авансовых фактур.

Что важно проверить при авансе

Если ваша компания регулярно получает предоплаты, стоит заранее определить:

• когда возникает обязательство по VAT;
• нужна ли faktura zaliczkowa;
• когда должна быть выставлена faktura końcowa;
• как связать итоговую фактуру с предыдущими авансовыми документами.

Именно на таких операциях чаще всего возникает необходимость дополнительно проверить правила бухгалтерского учёта.

Faktura korygująca: когда нужно исправлять уже выставленный документ

Ошибку в фактуре не всегда можно просто заменить новым документом. В зависимости от ситуации используется faktura korygująca — корректирующая фактура.

Она может понадобиться, например, если:

• изменилась стоимость товара или услуги;
• необходимо изменить сумму VAT;
• покупатель вернул товар;
• был возвращён аванс;
• в исходной фактуре обнаружилась ошибка.

Дата продажи в корректировке в большинстве стандартных ситуаций остаётся такой же, как в первоначальной фактуре. Однако порядок зависит от причины корректировки, поэтому для нестандартных случаев важно определить, какое правило применяется именно к вашей операции.

Если исходная фактура была выставлена через KSeF, корректирующий документ также оформляется с использованием системы.

Дата выставления и дата продажи — это не одно и то же

Одна из распространённых ошибок — считать датой операции дату, указанную в верхней части фактуры.

В польском учёте необходимо различать:

Data wystawienia — дата выставления фактуры.

Data sprzedaży — дата продажи, поставки товара или оказания услуги.

Например:

Услуга оказана 10 сентября.
Фактура выставлена 12 сентября.

В этом случае 10 сентября — дата продажи, а 12 сентября — дата выставления.

Если дата продажи отдельно не указана, в предусмотренных законом случаях она может считаться совпадающей с датой выставления фактуры.

Для предпринимателя это не просто формальность: дата операции может влиять на налоговый период и отражение документа в отчётности.

Что меняет KSeF

При переходе на электронный документооборот особенно важно понимать, когда фактура считается выставленной.

При работе через KSeF фактура считается выставленной в день её отправки в систему и принятия KSeF.

То есть недостаточно просто подготовить документ в бухгалтерской программе. Важно, когда он был фактически передан в систему.

После этого фактура получает номер KSeF, который позволяет идентифицировать документ.

Поэтому предпринимателям стоит контролировать не только содержание фактуры, но и статус её передачи в KSeF.

Что с VAT: когда возникает право на вычет

Дата фактуры напрямую связана и с VAT.

В общем случае покупатель получает право на вычет VAT в периоде, в котором возникло налоговое обязательство по соответствующей операции, но не раньше периода, в котором он получил фактуру.

Поэтому для правильного расчёта необходимо учитывать сразу несколько элементов:

дата операции + момент возникновения налогового обязательства + дата получения фактуры.

Особенно внимательно нужно относиться к авансам, международным операциям и другим случаям, для которых действуют специальные правила.

WDT и WNT: для операций с ЕС действуют отдельные правила

Если польская компания работает с контрагентами из других стран ЕС, необходимо учитывать специальные правила VAT.

WDT (Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów) — внутрисоюзная поставка товаров из Польши в другую страну ЕС.

WNT (Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów) — приобретение товаров в Польше у поставщика из другой страны ЕС.

В таких операциях дата выставления фактуры может влиять на момент возникновения налогового обязательства.

Поэтому при международных сделках особенно важно правильно определить дату поставки и дату выставления документа.

Фактура в иностранной валюте: какой курс использовать

Если операция указана в иностранной валюте, для расчёта VAT необходимо использовать соответствующий курс НБП.

В стандартных ситуациях значение имеет день, предшествующий дате, от которой рассчитывается налоговая база.

Если фактура выставлена до реализации, при определении курса может учитываться дата выставления. Если документ выставлен после реализации — дата самой операции.

Для компаний, которые регулярно выставляют счета в евро, долларах или других валютах, это ещё одна причина внимательно следить за датами в документах.

23%, 8%, 5%, 0%, ZW и NP: какую ставку VAT указывать?

В Польше действует несколько ставок и режимов VAT.

Основная ставка — 23%.

Для отдельных товаров и услуг применяются пониженные ставки, в частности 8% и 5%. В определённых случаях используется ставка 0%.

Кроме того, в фактурах можно встретить обозначения:

• ZW — освобождение от VAT;
• NP (nie podlega) — операция не подлежит польскому VAT, например в некоторых случаях при оказании услуг с местом налогообложения за пределами Польши.

Выбор ставки зависит от конкретного товара, услуги и характера операции. Поэтому нельзя просто использовать одну ставку VAT для всех операций компании.

Не весь VAT из фактуры можно автоматически вычесть

Наличие правильно оформленной фактуры ещё не означает, что весь указанный в ней VAT можно принять к вычету.

Ограничения могут применяться, если:

• сделка является фиктивной;
• контрагент фактически не существует;
• покупка связана с деятельностью, освобождённой от VAT;
• для конкретного вида расходов действуют специальные ограничения;
• операция относится к категории, для которой предусмотрены отдельные правила.

Отдельные ограничения существуют, например, для некоторых расходов на гостиничные и гастрономические услуги.

Поэтому при сомнениях важно оценивать не только саму фактуру, но и экономический характер расхода и связь покупки с деятельностью компании.

Автомобиль в бизнесе: почему VAT часто составляет только 50%

Особые правила действуют для автомобилей.

Если легковой автомобиль используется одновременно для бизнеса и в личных целях, в стандартной ситуации предприниматель может вычесть 50% VAT по связанным с ним расходам.

Это может касаться:

• покупки автомобиля;
• лизинга;
• топлива;
• ремонта;
• обслуживания;
• запчастей и других эксплуатационных расходов.

Возможность вычета 100% VAT связана с использованием автомобиля исключительно в предпринимательской деятельности и выполнением дополнительных требований.

В зависимости от ситуации может потребоваться, например:

• вести ewidencja przebiegu pojazdu;
• подать VAT-26;
• установить правила использования автомобиля исключительно в бизнесе.

Если компания планирует купить или взять в лизинг автомобиль, эти вопросы лучше определить заранее, а не после получения первых счетов.

Как всё это отражается в JPK_VAT

Правильное определение дат важно и для налоговой отчётности.

При подготовке JPK_VAT необходимо учитывать правила, применяемые к конкретной операции.

В частности, для продажи ключевое значение имеет дата продажи, а для покупки — момент возникновения права на вычет и получение фактуры.

При авансах учитывается момент получения предоплаты и связанные с ним налоговые последствия.

Именно поэтому ошибка в дате фактуры может оказаться не просто технической ошибкой в документе, а повлиять на налоговую отчётность компании.

Как предпринимателю не запутаться в фактурах и VAT

На практике большая часть вопросов возникает не при обычной продаже товара, а в нестандартных ситуациях: при авансах, возвратах, корректировках, международных операциях или использовании автомобиля одновременно для бизнеса и личных целей.

Если компания регулярно работает с такими операциями, важно не просто «правильно выписать фактуру», а выстроить процесс так, чтобы документы, VAT, бухгалтерский учёт и JPK_VAT совпадали между собой.

Именно с такими задачами предпринимателям может помочь бухгалтерский и налоговый партнёр.

SMAR POLAND оказывает услуги в сфере бухгалтерского и налогового сопровождения бизнеса в Польше.

SMAR POLAND — партнёр для компаний, которым важно не просто вести бухгалтерию, а понимать налоговые риски и контролировать финансовые процессы.
Контакты:
+48 509 541 409
ap@smaroutsourcing.pl
smarglobal.com

Компания помогает предпринимателям с:

• бухгалтерским и налоговым учётом;
• расчётом заработной платы и кадровым администрированием;
• внутренним аудитом и восстановлением учёта;
• международным налоговым и финансовым структурированием;
• стратегическим консалтингом;
• сопровождением сделок и анализом рисков.

Опыт работы с международными проектами позволяет учитывать особенности операций между несколькими странами и требования локального законодательства.

Если вы не уверены, какую фактуру нужно выставить, как провести аванс, исправить документ или отразить операцию в VAT, специалисты SMAR POLAND могут помочь разобраться в конкретной ситуации и выстроить корректный процесс учёта.

Читать также

• Cтатус UKR: кому это необходимо и что будет с работой и ИП
• Дискриминация, ксенофобия и преступления на почве ненависти в Польше: куда обращаться за помощью иностранцам
• Ужонд задерживает решение по побыту: пять бесплатных шагов, чтобы его ускорить